Du kennst das: Die Einladung kommt rein, du klickst „Annehmen“ — und denkst zum ersten Mal darüber nach, worum es eigentlich geht, wenn du pünktlich im Raum sitzt oder den Link öffnest. Erwischt? Same here🙈

Wenn wir über schlechte Meetings reden, landen wir schnell bei den üblichen Verdächtigen: keine klare Agenda, falsche Teilnehmende, kein Ergebnis. Das stimmt alles. Aber es gibt eine weitere Facette, die mindestens genauso viel Einfluss hat: die Vorbereitung der Einladenden und der Teilnehmenden.

Was gute Meetings insgesamt ausmacht, habe ich hier beschrieben.

In diesem Artikel schauen wir auf eine spezifische Facette von guten Meetings: Vorbereitung — was sie wirklich bedeutet, und warum sie so selten passiert.

Donnerstag, 10:00 Uhr in Teams

Das Meeting ist der teuerste Moment, um zum ersten Mal nachzudenken. Wenn fünf, zehn, fünfzehn Menschen eine Stunde brauchen, um sich gemeinsam zu orientieren — was sie denken, was sie wissen, was sie von dem Thema halten — dann ist das kollektive Denkzeit, die jeder vorher alleine in einem Bruchteil der Zeit hätte leisten können.

Ein Beispiel aus der Praxis: 17 Personen, 1,5 Stunden, Einladungstitel „Einarbeitung der neuen Kollegen.“ Drei neue Mitarbeitende starten im nächsten Monat, das Team kommt zusammen, um die Einarbeitung zu planen. Soweit sinnvoll. Und dann geht’s los: „Lasst uns mal überlegen, wie wir das angehen.“ Was folgt, ist eine lebhafte Runde, in der alle möglichen Punkte genannt werden — viele davon längst bekannt, einige wurden schon bei der letzten Einarbeitung genutzt. Meinungen werden ausgetauscht, die Diskussion springt auch mal in völlig andere Themen. Und der eine operative Punkt, der im letzten Meeting nicht geklärt wurde, kommt auch noch mal auf´s Tapet. Nach 90 Minuten gibt es keinen konkreten Plan, keine klaren Verantwortlichkeiten, zwei Personen sind frustriert, weil ihre Themen zeitlich nicht mehr dran kamen — und das nächste Meeting ist bereits gesetzt.

Was ist hier passiert? Das Meeting wurde genutzt, um gemeinsam zum ersten Mal nachzudenken. Dabei wäre die Grundlage vorhanden gewesen: Einarbeitungspläne aus der Vergangenheit, die im Vorfeld hätten geteilt werden können — mit einer klaren Erwartung: „Schau dir den Plan an. Komm mit drei Punkten: Was hat funktioniert, was sollten wir ändern, was fehlt noch?“ Das Meeting hätte nicht bei Null gestartet, sondern mit einer Basis, und die 90 Minuten wären für Diskussion, Abwägung und Entscheidung genutzt worden — nicht für kollektives Erinnern und spontanes Brainstormen.

Der Unterschied liegt nicht im Meeting selbst. Er liegt in den 15 Minuten Vorbereitung, die jeder vorher investiert hätte.

Was Meeting Vorbereitung konkret bedeutet

Unterlagen vorab — und eine klare Erwartung dazu

Pre-Reads verschicken ist nicht dasselbe wie Pre-Reads lesen. Das klingt banal, ist aber der Kern des Problems: Die meisten Unterlagen werden nicht gelesen, weil nie klar kommuniziert wird, was gelesen werden soll, warum und welche Konsequenz das für das Meeting hat. Ich sag nur: „Zur Info im Anhang“🤷🏻‍♀️

Hilfreich sind konkrete To Dos zur Vorbereitung des Meetings wie zum Beispiel „Damit wir alle mit dem gleichen Stand ins Meeting starten können, lies bitte Seite 3 bis 5 und komm mit deinen Ideen zu Punkt 2.“

Ach, und Unterlagen mindestens 48 Stunden vorher teilen erhöht die Chance auf vorbereitete Teilnehmende auch noch.

Eigene Position vorab durchdenken

Was denke ich zu diesem Thema — noch bevor ich höre, was andere sagen? Das klingt selbstverständlich, passiert aber selten, weil viele im Meeting darauf warten, dass sich eine Meinung erst durch die Diskussion entwickelt. Das kostet alle Zeit und führt oft dazu, dass die lauteste Stimme gewinnt, nicht die beste Idee. Als Einladende kannst du das aktiv einfordern: „Komm bitte mit deiner vorläufigen Einschätzung. Die darf sich im Meeting noch ändern.“ Oder „Bring bitte schon deine ersten Ideen mit, die wir im Laufe des Meetings weiterentwickeln können.“

Fragen vorab formulieren

Sich gute Fragen zu überlegen ist Arbeit — und die kann ich vor dem Meeting erledigen. Wer mit vorbereiteten Fragen ins Meeting kommt, hebt die Qualität der ganzen Diskussion. Ein einfacher Tipp: Bitte die Teilnehmenden vorab um ein oder zwei Fragen, per Mail, im Chat, in einem geteilten Dokument.

Das Ganze hat noch einen angenehmen Nebeneffekt: Wenn niemand Fragen hat, lohnt sich die Frage, ob das Meeting überhaupt nötig ist.

Asynchrone Vorab-Diskussion

Erste Einschätzungen, relevante Daten, offene Bedenken — das muss nicht alles erst im Meeting geäußert werden. Ein geteiltes Dokument oder ein Kanal im Vorfeld gibt allen die Möglichkeit, sich einzubringen, bevor das Meeting startet. Oft können dadurch Unklarheiten vorher ausgeräumt werden, erste Ideen durchdacht und eine gemeinsame Basis geschaffen werden.

Weitere Vorteile einer asynchronen Vorab-Diskussion: Ruhigere Stimmen, die im Meeting oft untergehen, kommen zu Wort und Personen, die sich erst äußern, wenn sie ein Thema intensiv durchgedacht haben, können sich einbringen. So erhöhen sich die unterschiedlichen Perspektiven auf ein Themengebiet. Wie sich das als Spielregel verankern lässt, gibt’s hier.

Denkzeit einplanen

Gute Ideen gibt’s häufig unter der Dusche, beim Spaziergang am Abend, während einer Autofahrt…und nicht nur beim aktiven Drübernachdenken am Schreibtisch. Wer die Meeting Einladung mehrere Tage vor dem Meeting verschickt, gibt den Teilnehmenden die Chance auf Geistesblitze und spontane Einfälle abseits des Arbeitsplatzes.

Vorbereitung ist eine gemeinsame Verantwortung

Vorbereitung hat zwei Seiten — und beide müssen funktionieren.

Die einladende Person trägt Verantwortung dafür, die Grundlage zu schaffen: klares Ziel, relevante Unterlagen rechtzeitig geteilt, eine konkrete Erwartung formuliert, was Vorbereitung in diesem Meeting bedeutet. Wer das nicht liefert, kann von den Teilnehmenden keine sinnvolle Vorbereitung erwarten — weil niemand weiß, worauf er sich vorbereiten soll.

Die Teilnehmenden tragen Verantwortung dafür, diese Grundlage auch zu nutzen. Unterlagen zu lesen, eine erste Einschätzung mitzubringen, eine Frage vorzubereiten. Nicht weil es kontrolliert wird, sondern weil unvorbereitetes Erscheinen bedeutet, auf Kosten aller anderen zum ersten Mal nachzudenken.

Was hilft, ist diese gegenseitige Erwartung explizit zu machen — nicht als Kontrollinstrument, sondern als gemeinsame Vereinbarung. Das kann so einfach sein wie eine Spielregel: „Wir kommen vorbereitet — und wir kommunizieren vorab klar, was das bedeutet.“ Wie das konkret aussehen kann, gibt’s hier.

Jetzt Du

Wie oft kommst du selbst vorbereitet in ein Meeting — und wie oft nicht?
Was würde sich ändern, wenn alle vorbereitet kämen?

Fang mit einer Sache an.
Beim nächsten Meeting zu dem du einlädst – formuliere eine klare Erwartung an die Teilnehmenden, was sie vorbereiten sollen.
Beim nächsten Meeting an dem du teilnimmst – nimm dir 5 Minuten, um deine Sicht zum Thema durchzudenken oder frag beim Einladenden nach was vorbereitet werden kann.